Teniendo en cuenta lo mucho que han cambiado los puestos de trabajo, es
importante identificar qué tipo de hábitos laborales están minando nuestra
capacidad para cumplir mejor con nuestras tareas
Aunque para tener éxito en el trabajo no basta con ser
un tipo eficiente, es muy difícil destacar si nuestra labor no ofrece ningún resultado
apreciable. Y para ser más productivo no basta con echar horas en la
oficina, lo importante es lograr aprovechar al máximo el tiempo que estamos en
ella.
Teniendo en cuenta lo mucho que han cambiado los
puestos de trabajo, es importante identificar qué tipo de hábitos laborales
están minando nuestra capacidad para cumplir con nuestras tareas mejor y más
rápido. Rachel Gillet señala en 'Business Insider' trece costumbres
perniciosas con las que deberíamos tratar de acabar en 2016 no sólo para ser
más productivos y, por tanto, poder escalar en el trabajo, sino para que éste
sea más llevadero y nos provoque menos estrés.
1. Perderse en internet
Cada vez más personas utilizan internet como una
importante herramienta de trabajo, pero es muy fácil que acabemos horas buscando
información sin ni siquiera lograr solucionar el problema para el que
necesitábamos ayuda. Y eso por no hablar de la cantidad de gente que pierde el
tiempo en las redes sociales con asuntos que nada tienen que ver con su
trabajo.
Aunque mucha gente piensa que es buena haciendo varias
tareas al mismo tiempo, lo cierto es que sólo el 2% de la población es capaz de
lograrlo
Si tienes tareas que hacer, es importante no perderse
en internet si no es para buscar rápidamente la respuesta a una pequeña duda,
de lo contrario no haremos más que perder la concentración. Si te surgen
dudas que no sean urgentes anótalas y trata de solucionarlas en un momento en
que estés más relajado.
2. Apostar por la multitarea
La multitarea ('multitasking' en inglés) es un
concepto que proviene de la informática, dada la habilidad de los ordenadores
para realizar múltiples trabajos de forma simultánea. Aplicado a los humanos se
refiere a la aparente sensación de que podemos hacer varias cosas al mismo
tiempo, algo que en realidad no es cierto, pues se ha comprobado infinidad de
veces que los humanos no somos nada buenos a la hora de concentrarnos en más de
una tarea a la vez.
Aunque mucha gente piensa que es buena haciendo varias
cosas a la vez, lo cierto es que sólo el 2% de la población es capaz de
realizar con eficacia dos tareas al mismo tiempo (y son capaces de responder a este test). Si el resto de nosotros tratamos
de hacer dos cosas a la vez nuestra atención decrece y acabamos siendo menos
productivos en el largo plazo.
3. Mirar el correo todo el día
En la actualidad, la mayoría de personas se comunican
con jefes, compañeros y clientes a través del correo electrónico. No cabe duda
de que es una herramienta necesaria para nueastro desempeño cotidiano,
pero también que solemos recibir muchos más correos de los que serían
necesarios para realizar nuestras tareas. Hay trabajos en el que se reciben
cientos de correos diarios que en su mayoría no sirven para nada y si recibimos
notificaciones con cada nuevo mensaje no haremos otra cosa que nadar en spam.
Lo ideal para no malgastar el tiempo es configurar
nuestro correo de tal manera que sólo recibamos notificaciones de los
remitentes importantes
Según un estudio realizado por Microsoft entre sus empleados, cada vez que recibimos una notificación
de un correo o mensaje de texto nuevo perdemos de media 10 minutos en leerlo
pero, además, perdemos entre 10 y 15 minutos adicionales en ver el resto de
correos, ver los enlaces o documentos adjuntos y otras tareas relacionados con
el simple hecho de echar un vistazo a la bandeja de entrada.
Lo ideal para no malgastar el tiempo es configurar
nuestro correo de tal manera que sólo recibamos notificaciones de los
remitentes realmente importantes, como nuestro jefe o compañeros
directos. El resto de correos podemos leerlos al principio y al final de la
jornada. Consultar el 'mail' sólo dos veces al día es la clave de la productividad.
4. Recurrir a “licencias morales”
Una “licencia moral” es el término que se utiliza para
definir aquellas cosas que hacemos a sabiendas de que son malas como recompensa
a un supuesto buen comportamiento generalizado. Es muy habitual, por
ejemplo, en las dietas: llevamos una semana comiendo verduras hervidas y
pescado a la plancha y pensamos que nos merecemos hincar el diente a
los donuts que ha traído nuestro compañero por su cumpleaños.
Es mucho más fácil que reunamos las fuerzas para
acabar con las tareas más complejas al arrancar la jornada, no al finalizarla
Esta licencia es muy perniciosa para tratar de
instalar cualquier nuevo hábito, incluido todos los relativos a hacer
mejor nuestro trabajo. Lo importante para adoptar una nueva costumbre es pensar
que no es algo que hacemos contra nuestra voluntad. Si ahorramos dinero o
tratamos de hacer ejercicio lo hacemos porque queremos, no porque algo nos está
obligando: y sí lo hacemos bien la recompensa es lograr nuestro objetivo, no
minarlo.
5. Dejar lo más duro para el final
Mucha gente comienza el día cumpliendo con las tareas
más sencillas y dejando las más complejas para última hora. Esto es una
malísima idea que suele acabar de dos formas: obligándonos a alargar nuestra
jornada laboral –algo que acaba minando nuestra productividad, por mucho
que le pese a algunos directivos– o haciendo el trabajo de forma chapucera.
Los investigadores coinciden en señalar que todos
tenemos una fuerza de voluntad limitada, que decrece a medida que avanza
el día. Es por ello que es mucho más fácil que reunamos las fuerzas para acabar
con las tareas más complejas al arrancar la jornada, no al finalizarla.
6. Celebrar demasiadas reuniones
Nada interrumpe mejor la productividad que una reunión
innecesaria. Es cierto que hay asuntos que es mejor tratar cara a cara, pero en
demasiadas ocasiones las reuniones no sirven para nada y son una auténtica
perdida de tiempo, máxime cuando se alargan 'ad infinitum'.
Lo mejor para la productividad de una empresa es que
el departamento de Recursos Humanos obligue a la persona que convoca una
reunión a establecer un esquema concreto de qué va a tratarse en ella, que
contemple necesariamente el tiempo que se va a emplear en revolver el asunto.
7. Estar todo el día sentado
No mover tu culo de la silla no sólo es malísimo para tu salud –hoy sabemos que las personas que están sentadas
más de ocho horas al día tienen el doble de riesgo de padecer problemas
cardiovasculares que las personas que pasan en una silla cuatro horas
o menos–, además puede minar tu productividad. El simple hecho de levantarnos a
hablar con la gente hace que se refresquen nuestras ideas.
Nilofer Merchant, autor del libro 'The New How: Creating Business
Solutions Through Collaborative Strategy', asegura que ha ayudado a numerosas
compañías a fomentar la creatividad realizando reuniones andantes, que se
realizan durante un paseo. “Te sorprendería cómo el aire fresco fomenta el
pensamiento fresco”, asegura.
8. Retrasar el despertador
Un buen descanso nocturno es necesario para que seamos
productivos, felices y más resueltos en la toma de decisiones. Para lograr
dormir como es debido hay que seguir una serie de hábitos pero algo muy importante es no caer en la trampa de retrasar el
despertador.
Warren Buffett decía que la diferencia entre la gente
exitosa y la gente muy exitosa es que los segundos dicen ‘no’ a casi todo
Muchas personas acostumbran a dilatar el momento de
salir de la cama retrasando la alarma de su despertador una y otra vez. Al
final, acaban despertándose antes de tiempo sólo para poder retrasar lo
inevitable. Esto es una estupidez, pues estás perdiendo horas de sueño
verdaderamente reparador para ganar unos minutos de sueño fragmentado que
sólo servirá para que estés más cansado. Si eres incapaz de no caer en la
trampa, aleja el despertador lo suficiente para que no puedas andar retrasando
la alarma.
9. No saber priorizar
Mucha gente piensa que tener muchos objetivos en mente
es la mejor forma de garantizar el éxito, pues si una idea falla al menos hay
muchas otras en la recamara. Desafortunadamente, esta idea no sólo no se
corresponde con la realidad, además puede ser una estrategia extremadamente
ineficiente.
Warren Buffett decía que la diferencia entre la gente exitosa y la
gente muy exitosa es que los segundos dicen ‘no’ a casi todo. Hay una
gran diferencia entre complacer a la gente y ayudarla. Saber decir 'no' a una persona o tarea cuando no es del todo prioritaria es
fundamental para poder finalizar con éxito las tareas verdaderamente
importantes.
10. Hacer demasiados planes
Una correcta planificación de las tareas es
fundamental para que seamos productivos, pero en ocasiones podemos pasarnos.
Hay gente que resulta demasiado organizada, rozando lo maniático, algo que no
es nada bueno para ellas ni su equipo. En nuestro día a día surgen imprevistos
que no podemos prever y cuando llegan tenemos que ser capaces de cambiar de
planes sobre la marcha, algo que es muy difícil si estamos acostumbrados a
tener todo tremendamente parcelado.
En determinados entornos laborales es mejor trabajar
con tareas intercambiables que nos permitan tener cierta flexibilidad para
lidiar con los imprevistos.
11. No hacer planes
Si planificarlo todo demasiado puede ser poco
productivo, aún peor es no tener nada pensado. Antes de acometer ningún objetivo
a largo plazo tienes que trazar una estrategia que te guíe por los pasos
necesarios para alcanzar tu meta. Darte cuenta a mitad del proceso que lo que
tratabas de hacer no es posible es muy frustrante.
12. No apagar nunca tu teléfono
Los 'smartphones' se han convertido en una
suerte de apéndice de nuestro cuerpo. Es cierto que, en la actualidad, es
difícil prescindir de ellos, en la medida en que es la principal herramienta de
comunicación para estar conectados con nuestros familiares, compañeros y amigos.
Pero como decíamos antes, si queremos ser productivos tenemos que descansar, y
es muy difícil hacerlo si estamos permanemente enganchados a nuestro teléfono.
El perfeccionista tiene expectativas demasiado
elevadas de sí mismo y se marca objetivos que no puede cumplir
No sólo es adecuado tratar de dejar a un lado las
tareas laborales una vez que hemos completado nuestra jornada, además es un
buen hábito que, al menos, apaguemos nuestro teléfono por la noche: las
constantes notificaciones hacen que nos desvelemos y fijar la vista en la
pantalla justo antes de acostarnos –o, peor aún, en mitad de la noche– es la
mejor forma de fastidiar nuestro descanso.
13. Ser perfeccionista
La búsqueda de la perfección suele ser el principal
motivo de nuestra infelicidad y la gente que no es feliz no suele tener verdadero éxito. Tal Ben-Shahar, profesor de Psicología Positiva en Harvard y autor
de 'La búsqueda de la felicidad' (Alienta), cree que el deseo de mejorar forma
parte de la naturaleza humana y es de gran utilidad, ya que se convierte en el
responsable del progreso personal y de la sociedad. Pero llevado al extremo,
sin embargo, puede causar más perjuicio que beneficio.
El perfeccionista tiene expectativas de sí mismo y se
marca objetivos que no puede cumplir; el optimalista se marca objetivos
ambiciosos que son difíciles pero factibles. Aunque no existe una técnica para
identificar qué objetivos son realistas y capaces de inspirarnos, el psicólogo Richard
Hackman sugiere que “la medida adecuada para tener una motivación
máxima se encuentra en donde tengas un 50 por ciento de probabilidad de
éxito”.
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